ペーパーレス会議室システムとはその名の通り「紙を使わずに会議を行えるシステム」なのですが、実際にはそれだけではなく企業に対する多くのメリットがあります。人件費削減や紙やトナー等の資源節約をお考えでしたら、ペーパーレス会議システムは非常にお役に立つソリューションです。
ペーパーレス会議システムのメリット
- 紙やトナー等の消耗品の節約
- 資料を印刷・製本する人件費の削減
- 重要資料の情報漏えい、紛失といったセキュリティリスクの軽減
- 会議開催前での資料の修正、差し替えが容易
- 遠隔地からの会議への参加
これらのメリットによって企業は「コスト削減・情報セキュリティ対策・利便性の向上」と有用な効果を見込むことができます。
特に人件費の削減によるメリットが大きく、会議の頻度が多ければ多いほど、資料の数が多ければ多いほど効果は高いと考えられます。ペーパーレス化することにより、会議資料を物理的に準備する時間が不要になることになるため、会議資料を準備する職員が他の仕事に時間を使えるようになり、人件費削減とともに仕事全体の効率が向上することも見込めるようになります。
また、社外秘扱いになるような重要資料を会議で使用する場合、会議後の資料の扱いがセキュリティ的にも心配されます。万が一このような資料を紛失するようなことがあれば、企業に大きな損失が発生してしまったり、個人情報の流出等による世間から企業へ対しての信頼が失墜してしまう可能性も考えられます。
このようなセキュリティ事故の発生を抑止する意味でも重要資料は適切に管理されるべきです。ペーパーレス会議システムでは重要書類は会議中のみ閲覧することができ、会議後に削除するような設定も可能です。サーバー側の設定で資料の重要度によって会議後の資料の扱いを柔軟に設定することができます。会議後に自分がメモした資料を業務PCにダウンロードすることももちろん可能です。
実際にお客様の社内でデモを行うことも可能ですので、お気軽にご相談ください。
